校園一卡通在高校財務(wù)管理中的應(yīng)用

文章出處：http://www.luckydriving.com 作者：孟凡斌 趙伯君 劉偉科   人氣： 發(fā)表時間：2011年11月14日

    原來，我們高校內(nèi)流通著大量的不同類型的卡、證、票，以我校為例，學(xué)生手中使用的主要有金龍卡、圖書卡、銀行卡等，其它證件票據(jù)有學(xué)生證、上機證、水票、洗澡票等，多種卡、證、票同時并存，各個管理部門卡、證、票又不能通用，這給我們管理帶來管理分散、復(fù)雜等困難，也給我們師生帶來極大的不便，增加了他們的經(jīng)濟負擔(dān)，同時，現(xiàn)金在校園內(nèi)大量流動，也容易產(chǎn)生諸如小金庫等腐敗現(xiàn)象。目前，我校已初步實施了一卡通系統(tǒng)，校園一卡通用一張復(fù)合卡來取代各種不同類型的卡、票、證，可以有效解決校園內(nèi)卡、票、證種類繁多、管理復(fù)雜、難度大的問題，是目前高等學(xué)校普遍實行數(shù)字化校園和校園消費的先進模式。

   1 “校園一卡通”的基本功能

   校園一卡通是一個集綜合信息管理和金融服務(wù)為一體的多功能復(fù)合卡應(yīng)用系統(tǒng)?？刹捎门c金融卡合二為一或單獨采用校園片(“校園一卡通”與銀行卡分離，但存在對應(yīng)接口)的形式，來實現(xiàn)儲蓄、校內(nèi)消費支付、校內(nèi)管理等功能，主要由兩大部分構(gòu)成：

    1．1 金融卡部分：即由銀行發(fā)行的磁條卡，與普通的銀行金融卡(如電子借記卡)相同，可以實現(xiàn)個人銀行賬戶管理的各項功能，如存取款、轉(zhuǎn)賬等，但不允許透支。

    1．2 “校園一卡通”部分：一般是帶芯片的智能Ic卡，它存儲了使用者的基本信息和電子錢包，一卡多用，可以取代各種卡、證、票，集多功能支付手段和信息認證的智能卡。一張“校園一卡通”就可以實現(xiàn)就餐、圖書借閱、學(xué)籍管理、考務(wù)管理、身份認證等多項功能。

    可見，“校園一卡通”是一個以Ic卡為信息載體基于校內(nèi)網(wǎng)絡(luò)的適用于校園消費和管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，卡的一部分屬于數(shù)據(jù)區(qū)，是存儲用戶的詳細信息用于身份認證的區(qū)域，同時還包含存儲電子錢包、資金信息等電子支付功能的數(shù)據(jù)，可以通過對電子錢包信息的處理實現(xiàn)校內(nèi)支付功能。它應(yīng)該是與金融卡建立對接，與銀行共同發(fā)行和管理。銀行負責(zé)對金融卡的維護和管理，學(xué)校負責(zé)對“校園一卡通”的管理，在學(xué)校設(shè)立管理中心，對“校園一卡通”的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一管理。

    2 “校園一卡通”在高校財務(wù)管理中的應(yīng)用

    2．1 促進了與財務(wù)管理相關(guān)信息的規(guī)范化，加大了學(xué)校財務(wù)的監(jiān)管力度。

    大部分高等學(xué)校，由于學(xué)校規(guī)模大，機構(gòu)多，統(tǒng)計上的數(shù)據(jù)來源渠道太多，各部門的統(tǒng)計口徑不相一致。而財務(wù)在報表的編制以及核算上要求的數(shù)據(jù)同各部門提供的數(shù)據(jù)的準確與否有直接的關(guān)系。校園一卡通系統(tǒng)按照教育部《教育管理信息化標準第一部分：學(xué)校管理信息標準》進行設(shè)計實施，在一個平臺上按部頒標準統(tǒng)一建立各類學(xué)生學(xué)籍以及教職工各類檔案資料數(shù)據(jù)，一方面減少了各部門在重復(fù)錄入資料中帶來的錯漏現(xiàn)象，另一方面也保證了各部門資料的統(tǒng)一性、真實性和可靠性，為財務(wù)部門提供了準確的數(shù)據(jù)來源。由于校園一卡通的應(yīng)用，大大減少了學(xué)校內(nèi)的現(xiàn)金流通，大部分涉及資金的往來業(yè)務(wù)，可通過校園一卡通來完成，校內(nèi)二級單位部門的有償服務(wù)資金收入和資金的劃撥，也都是通過校園一卡通系統(tǒng)來進行運作。特別是由于學(xué)校后勤社會化改革以后，由于引進了市場競爭機制，某些經(jīng)營服務(wù)工作由社會上的經(jīng)營實體來承擔(dān)和管理，通過資金的往來可以了解這些實體的經(jīng)營情況；與此同時，對收取這些經(jīng)營實體的資產(chǎn)占用費以及國有資產(chǎn)的保值增值起到了保證作用。

    2．2 增收節(jié)支，節(jié)約能源和水資源。

    校園一卡通在電控和水控等方面的應(yīng)用，將會對學(xué)校水電費的支出起到有效的控制作用 由于高等學(xué)校的規(guī)模一般較大，而水電費支出的沉重負擔(dān)也曾困擾著學(xué)校，如何更好地進行水電費的控制與管理，各個學(xué)校也都有各自的做法，收效不等。實踐證明，電控和水控在很多高校應(yīng)用以后，是行之有效的，對學(xué)校的增收節(jié)支發(fā)揮了很大的作用，同時也為節(jié)約用電和水資源提供了有效的控制途徑。

    2．3 加強學(xué)校的收費管理，規(guī)范學(xué)校的經(jīng)濟秩序。

    高等學(xué)校的教育事業(yè)經(jīng)費，除了依靠財政撥款以外，很大一部分需要靠高校自身通過辦學(xué)或科研成果的轉(zhuǎn)讓等方式取得。但是，這些收入的取得，必須符合國家的法律法規(guī)，收費的項目和標準，必須經(jīng)過有關(guān)政府部門或業(yè)務(wù)部門的批準，而不得隨意收取。因此，如何加強學(xué)校的收費管理，規(guī)范學(xué)校的財務(wù)秩序，是高校財務(wù)管理的重要內(nèi)容之一。校園一卡通應(yīng)用以后，校內(nèi)所有單位部門，均不得使用現(xiàn)金支付；所有的收入均應(yīng)通過“卡部”結(jié)算賬戶，直接轉(zhuǎn)入相應(yīng)的賬戶。此舉不但對學(xué)校各部門的創(chuàng)收經(jīng)費的項目以及標準進行了監(jiān)督，而且證了創(chuàng)收經(jīng)費的及時足額上繳，同時，也杜絕賬外賬和私設(shè)“小金庫”的行為發(fā)生，規(guī)范了校內(nèi)經(jīng)濟秩序，促進了黨風(fēng)廉政建設(shè)。

    2．4 促進財務(wù)信息化建設(shè)，提高了財務(wù)管理手段，增強了學(xué)校對資金的調(diào)控能力。

    校園一卡通的應(yīng)用，對促進財務(wù)信息化的建設(shè)以及提高財務(wù)管理水平起到很大的作用。通過校園一卡通可查詢個人的消費支出情況、個人的收入情況、學(xué)生收費情況等。并利用校園一卡通為學(xué)生交納電費、水費、雜費等，提高了財務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量。由于校園一卡通的卡部管理中心掛靠學(xué)校財務(wù)部門，所有校內(nèi)有償服務(wù)的部門單位的消費資金的往來均在卡部管理中心設(shè)立資金結(jié)算賬戶。因此，對這部分資金的集中管理，有利于學(xué)校統(tǒng)一調(diào)度，增強了學(xué)校對資金的詞控能力。

    2．5 提高工作的透明度，營造良好的高校社會形象。

    實現(xiàn)與家長的信息互動：銀行卡和“校園一卡通”建立對接后，家長可以通過電子郵件接收學(xué)校的收費信息、學(xué)生的消費情況等。家長可以通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)查詢和下載學(xué)生在內(nèi)的資金使用情況，以了解和掌握子女花費動態(tài)，可及時在異地為子女補充資金或糾正不當(dāng)?shù)南M習(xí)慣，引導(dǎo)學(xué)生形成良好的消費心理和習(xí)慣。

    3 “校園一卡通”在高校財務(wù)管理信息化應(yīng)用中需要解決的問題

    校園一卡通是目前高校信息化管理特別是財務(wù)管理信息化的先進手段，是未來發(fā)展的方向和潮流。然而，在實際應(yīng)用中也暴露了一些問題，影響了其功能的拓展和管理效率的充分發(fā)揮。

    3．1 校園一卡通對財務(wù)管理信息與學(xué)校其他部門數(shù)字信息的格式匹配問題。

    目前高校財務(wù)信息由于其特殊性并未與各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)一格式，財務(wù)軟件功能基本上是核算，完全局限在常規(guī)的賬務(wù)處理和會計報表上，由于財務(wù)軟件與其他部門的信息系統(tǒng)沒有公共的接口，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不一致，工作起來各自為政，導(dǎo)致學(xué)校內(nèi)部各種資源分散，無法統(tǒng)一管理。建立校園一卡通系統(tǒng)，為滿足校園卡應(yīng)用的需要，必須對原有財務(wù)信息的數(shù)據(jù)格式進行修改或者相互提供統(tǒng)一數(shù)據(jù)，一方面滿足與一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換需要，另一方面，以方便與學(xué)校其他部門管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換，比如說，學(xué)費管理系統(tǒng)、學(xué)生獎貸助系統(tǒng)需要由教務(wù)處、研究生院、成教學(xué)院等部門提供學(xué)生基本信息；工資管理系統(tǒng)需要由人事、水電、房產(chǎn)等部門提供職工的各種信息 使用校園卡后，各個部門的管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼都會遵循統(tǒng)一的格式，使信息能夠共享，部門之間的數(shù)據(jù)交換也會變得更加容易。這不僅涉及到各部門責(zé)任人對一卡通系統(tǒng)的認識，還需要學(xué)校相關(guān)負責(zé)人對一卡通系統(tǒng)的全面協(xié)調(diào)。否則，一卡通系統(tǒng)不能與學(xué)校相關(guān)部門順利聯(lián)網(wǎng)，將無法發(fā)揮其高效的管理效能。

    因此，首先，校園一卡通系統(tǒng)的建設(shè)要確保領(lǐng)導(dǎo)重視與支持。信息化是“一把手”工程，領(lǐng)導(dǎo)重視是項目圓滿完成的根本保證，主管領(lǐng)導(dǎo)要對一卡通系統(tǒng)的先進性和功能有足夠的認識和準確的定位。否則，錢花了不少，管理不到位，不重視系統(tǒng)維護和功能的擴展，其效率無法顯現(xiàn)。其次，要做好需求調(diào)研分析，將各部門的管理需求和特點搞清楚，使軟件的開發(fā)設(shè)計更具有針對性和實用性。同時，要做好系統(tǒng)建設(shè)的組織協(xié)調(diào)工作，財務(wù)、后勤、圖書管理等部門職員要密切配合，發(fā)揚主人翁精神。再次，分步啟用系統(tǒng)功能，先啟用消費、考勤等系統(tǒng)，以后不斷完善和擴展新的功能，以便穩(wěn)妥推進。

    3．2 校園一卡通基于銀行卡，系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)與銀行合作，獲得雙贏。

    校園一卡通適用范圍在校園，但它的功能發(fā)揮依賴于銀行賬戶和銀行的轉(zhuǎn)賬服務(wù)。一卡通實質(zhì)上是銀行卡服務(wù)功能在校園的延伸 一卡通包括校園卡和銀行卡兩張卡，每張校園卡的用戶都同時開通了個人銀行卡賬戶，銀行卡賬戶資金可以方便地劃入校園卡，便于在校內(nèi)支付。因此，有的一卡通系統(tǒng)就是由商業(yè)銀行直接提供給高校使用，銀行從中獲得了批量的客戶資源，銀行卡發(fā)卡量和存款規(guī)模都會大幅增長，并且學(xué)校師生相關(guān)的金融服務(wù)也隨之在該銀行辦理，給銀行帶來可觀的經(jīng)濟效益。所以，高校一卡通建設(shè)要與銀行合作，爭取由銀行提供免費軟件，這樣，高校不僅可以節(jié)省投資額，還能密切與銀行關(guān)系，在學(xué)校建設(shè)資金需求上也容易得到滿足。相對于高校，銀行的信息化程度較高，在信息化建設(shè)方面積累了一定經(jīng)驗，校園一卡通建設(shè)中與銀行合作，對高校財務(wù)管理信息化能獲得有益的幫助和指導(dǎo)。有的銀行在公司理財方面有相應(yīng)的金融產(chǎn)品，銀行利用金融理財產(chǎn)品，可以幫助學(xué)校合理地規(guī)劃現(xiàn)金流，實現(xiàn)資金使用效益的最大化。

    3．3 校園一卡通系統(tǒng)的功能擴展問題。目前，“校園一卡通”在許多學(xué)校的應(yīng)用只是停留在教職工和學(xué)生就餐、上機、圖書館借閱、門禁出人和員工考勤等方面，其他擴展功能尚未得到開發(fā)。如用一卡通使用體育設(shè)施(如游泳、健身)、洗浴、洗衣；選課、學(xué)籍注冊；教學(xué)科研經(jīng)費報銷、校園超市購物、資料復(fù)印、領(lǐng)用財物；還有使用一卡通對食堂進貨管理、學(xué)生宿舍電費管理以及實現(xiàn)與校內(nèi)其它部門數(shù)據(jù)信息共享等等。校園卡不僅是個電子錢包，還是一個校內(nèi)學(xué)習(xí)、工作的身份通行證。只有將一卡通的功能豐富起來，實現(xiàn)校內(nèi)各部門、校內(nèi)與校外銀行的聯(lián)網(wǎng)運行，使全校各類數(shù)據(jù)具有統(tǒng)一性和規(guī)范性，才能充分發(fā)揮其信息化手段的管理優(yōu)勢，才能實現(xiàn)其最優(yōu)的成本效益比。只有其功能擴展了、豐富了，通過頻繁的規(guī)?；褂?，系統(tǒng)的優(yōu)越性才能真正體現(xiàn)，也才能帶動學(xué)校各單位各部門信息化管理水平的提高。

    3．4 一卡通運行的穩(wěn)定性和安全性問題。

    校園一卡通每日消費流水往往在兩萬條以上，人數(shù)多的高?？赡芨?。雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)比較成熟，但在校園一卡通的建設(shè)過程中，由于設(shè)計、財力、系統(tǒng)管理等方面的因素，對于大規(guī)模的系統(tǒng)、分布式應(yīng)用、廣泛的網(wǎng)絡(luò)接點，給一卡通系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性提出了很大的挑戰(zhàn)。如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信線路的配置，軟、硬件故障的排除能力，對保證校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)承受大容量數(shù)據(jù)的傳輸都非常關(guān)鍵。特別是跨校區(qū)的網(wǎng)絡(luò)布局，對于沒有專用網(wǎng)絡(luò)線路的高校，一卡通系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、傳遞的穩(wěn)定性影響較大。此外，計算機病毒的防治、黑客攻擊、用戶越權(quán)操作等網(wǎng)絡(luò)安全問題，也是系統(tǒng)管理的主要顧慮。保證校園一卡通系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性，除了在網(wǎng)絡(luò)設(shè)計、軟件設(shè)計等方面采取安全控制措施，以及專業(yè)的維護員及時處理故障外。還必須加強校園一卡通在系統(tǒng)管理上的安全控制。管理無法代替技術(shù)，技術(shù)同樣也無法代替管理。許多不安全的因素常常是由于管理問題產(chǎn)生的。安全問題的重要解決辦法就是制定相應(yīng)的管理制度和規(guī)范。如在一卡通系統(tǒng)的管理人員選擇上，要派有較高的思想素質(zhì)和責(zé)任心，工作細致認真的員工。涉及安全工作，要有兩人以上在場協(xié)同處理，并做好相關(guān)記錄以證明安全性已得到保障。與安全管理有關(guān)的崗位和職務(wù)要實行定期輪換制，并定期進行輪流培訓(xùn)，使安全管理責(zé)任落到實處。

    校園一卡通是信息時代高校財務(wù)管理信息化的必然產(chǎn)物，隨著網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，原有的一些技術(shù)和安全問題會迎刃而解。一卡通的推廣應(yīng)用，對于解決高校擴招后學(xué)生人數(shù)大幅增長，傳統(tǒng)行政管理和財務(wù)管理模式的弊端有著重要作用。我們相信，在這信息經(jīng)濟時代，校園一卡通必將在高校迎來廣闊的發(fā)展前景。 

     (文/山東科技大學(xué)財務(wù)處、山東科技大學(xué)現(xiàn)代教育中心/孟凡斌 趙伯君 劉偉科)